Datenschutz & Datensicherheit

Allgemeiner Grundsatz

OwlRespond ist dafür gedacht, alltägliche Fragen zu Leistungen und Produkten unserer Kundenunternehmen zu beantworten. Der Dienst ist nicht für hochsensible Daten vorgesehen, es sei denn, der Kunde akzeptiert dieses Risiko bewusst. Dennoch arbeiten wir daran, das Risiko von Datenabfluss oder unbefugtem Zugriff zu reduzieren und den Betrieb zugleich praktikabel und zuverlässig zu halten.

Keine absichtliche Einsicht

Wir prüfen, verwerten, verkaufen oder leaken Kundengespräche nicht absichtlich.
Ein begrenzter Zugriff auf kleine Datenausschnitte kann nur dann erfolgen, wenn er technisch notwendig ist – etwa für Fehlersuche, Qualitätsverbesserung oder vom Kunden angeforderten Support – und immer mit minimalem Umfang.

Speicherung & Hosting

Daten werden bei Hosting- und Speicheranbietern abgelegt, die wir nach vernünftigem Ermessen für zuverlässig halten, unter Berücksichtigung des jeweiligen rechtlichen und operativen Rahmens.
Technische Logs können gespeichert werden und kleine operative Datenfragmente enthalten, soweit dies für Sicherheit, Diagnose und Serviceverbesserung nötig ist.

Grenzen bei sensiblen Informationen

Wir empfehlen nicht, den Dienst für hochsensible Informationen zu nutzen. Vollständige Kreditkartennummern, amtliche Ausweisdokumente, Passwörter oder sensible Gesundheitsdaten sollten nicht geteilt werden. Der vorgesehene Einsatz betrifft alltägliche Fragen zu öffentlich oder geschäftlich kommunizierbaren Leistungen, Produkten und Richtlinien.

Haftungsgrenzen

Kein Online-System ist zu 100 % risikofrei.
Technische Fehler, Unterbrechungen oder unerwartetes Verhalten können auftreten. Kunden müssen daher prüfen, ob der Dienst zu ihrem Betrieb passt.
Bei strengen Compliance-Anforderungen oder besonderen internen Richtlinien sollte dies vor der Einführung mit uns besprochen werden.
Illegale, unethische oder plattformwidrige Inhalte liegen in der Verantwortung des Kunden.
Der Kunde ist verantwortlich für Opt-in, Einwilligung und die Einhaltung der Regeln von Kanalanbietern wie WhatsApp.

Kanäle von Drittanbietern

Kanäle wie WhatsApp, Telegram oder Messenger unterliegen weiterhin ihrer eigenen Infrastruktur, Aufbewahrungsregeln, Gesetze und Anbieter-Richtlinien. OwlRespond agiert als Orchestrierungs-, Automatisierungs- und Antwortschicht und kontrolliert nicht jedes interne Detail dieser Plattformen.

Aktualisierungen der Richtlinie

Wir können diese Richtlinie aktualisieren, wenn sich der Dienst weiterentwickelt, neue Kanäle hinzukommen oder sich Compliance-Anforderungen ändern.

Dieser Text ist ein praktischer Vertrauens- und Betriebsvermerk. Für den finalen kommerziellen Start können formellere Nutzungsbedingungen und Rechtstexte ergänzt werden.